Mistä on energisoivat toimitilat tehty?


 
Marjo Itäaho
 
 
Marjo Itäaho työskentelee Ilmarisessa ohjelmapäällikkönä.

Marjo Itäaho työskentelee Ilmarisessa ohjelmapäällikkönä.

Ne on tehty tiloista, kalusteista ja työvälineistä. Mutta ennen kaikkea ne on tehty tavoista työskennellä, kohdata ja vuorovaikuttaa.

Monessa yrityksessä käydään juuri nyt keskustelua siirtymisestä uusiin toimitiloihin. Avokonttorit ja monitoimitilat ovat valloittamassa suomalaista työelämää lopullisesti. Työ muuttuu, joten myös tilojen on muunnuttava, työkalujen taivuttava ja ihmisten toimittava yhteen.

Tilat luovat perustan työskentelytavoille

Halusimme Ilmarisen uusilta tiloilta valoisuutta, väljyyttä, siisteyttä ja ennen kaikkea joustavuutta. Ergonomia ja akustiikka olivat tärkeässä roolissa valintoja tehtäessä. Ratkaisujen haluttiin myös luovan paikkoja yllättäville ja ilahduttaville kohtaamisille, joissa voi syntyä jotain uutta.

Näitä tavoitteita lähdimme toteuttamaan ensisijaisesti tilasuunnittelun keinoin. Tavoitteitamme tukevat vaalea värimaailma, erilaiset vetäytymistilat ja kohtaamispaikat, sähköpöydät jokaisessa työpisteessä sekä mahdollisuus valita työntekopaikka kunakin hetkenä työn mukaan. Clean office -filosofia luo uudenlaista siisteyttä työarkeemme.
Yllättävät elementit tilassa energisoivat meitä ilmarislaisia. Esimerkiksi akustiikkalevyt on verhottu valokuvilla, joissa näkyy lähialueen tuttuja maisemia leijoilla, aurinkovarjoilla ja saippuakuplilla höystettyinä. Sisääntuloauloissa voi myös törmätä kukkatuoleihin. Mielestäni ilahduttamisen vaikutusta ei tule väheksyä: meillä monen ensireaktio uusiin tiloihin muuttaessa oli ”ihana!”.

Valokuvilla verhotut seinät lähiympäristön tutuista paikoista ilahduttavat meitä. Tilat luovat paikkoja yllättäville kohtaamisilla, joissa voi syntyä jotain uutta.

Valokuvilla verhotut seinät lähiympäristön tutuista paikoista ilahduttavat meitä. Tilat luovat paikkoja yllättäville kohtaamisilla, joissa voi syntyä jotain uutta.

Työkalut mahdollistavat liikkuvuuden
Kun työmme on ollut tähän asti suhteellisen pysyvää ja paikkaan sidottua, mahdollisuus liikkuvuuteen tuli monelle ”yllätyksenä”. Olimme kiintyneitä omiin rauhallisiin huoneisiimme, emmekä tienneet, miten uuteen tulisi suhtautua. Vapaavalintaiset työpisteet mahdollistavat työskentelypaikan vaihtamiseen kulloisenkin työtehtävän mukaan.

Valitsemme vapaasti itsellemme työtehtäviin sopivan työpisteen yhteiskäyttöisistä paikoista.

Valitsemme vapaasti itsellemme työtehtäviin sopivan työpisteen yhteiskäyttöisistä paikoista.

Samaan aikaan suurin osa sai mahdollisuuden työskennellä myös etänä. Tämä asetti vaatimuksia tekniikalle, jonka on pelattava kaikissa tilanteissa ja kaikissa paikoissa. Tekniikasta on kuitenkin iloa vasta sitten, kun osaamme käyttää uusia työkaluja. Olemmekin kouluttaneet työvälineiden ja ohjelmien sujuvaa hyödyntämistä arjessa.
Eri asia on, tarttuvatko ihmiset uusiin mahdollisuuksiin. Näen, että tiukassa istuvat työtavat alkavat muuttua pikkuhiljaa. Työkulttuurin muutos vaatii pidemmän ajan kehityksen. Siihen tarvitaan paljon keskustelua, innostamista, toistoa ja mahdollisuutta jakaa kokemuksia.

Yhteiset toimintatavat rakentavat hyvän työympäristön

Menestyvissä yrityksissä arvot ohjaavat toimintaa vahvasti. Meillä Ilmarisessa avoimesti, vastuullisesti ja yhdessä menestyen ovat toimineet peruskivenä, kun olemme suunnitelleet yhteisiä toimintatapoja. Uskon, että arvojemme mukaan toimimalla kaikille syntyy kokemus energisoivasta työstä.

Uusissa tiloissa olemme lähteneet liikkeelle vain muutamalla erillisellä pelisäännöllä:

  1. Työpiste tulee vapauttaa, jos siltä poistuu yli kolmeksi tunniksi.
  2. Jokainen huolehtii, että työympäristömme pysyy siistinä korjaamalla omat jälkensä niin työpisteiltä, neukkareista kuin keittiöalueilta.
  3. Pyrimme toimimaan digitaalisesti.
  4. Huolehdimme tietoturvasta.

Muutos koskettaa meitä kaikkia

Muutto uusiin tiloihin on vaikuttanut yllättävän paljon meidän tapaamme tehdä työtä. Mielestäni toimitilauudistus onkin mitä suurimmassa määrin muutoksen johtamista. Ihmisille pitää perustella, miksi haluamme muuttua. Täytyy löytää keinot antaa ihmisten vaikuttaa niihin asioihin, joihin voi vaikuttaa. Ja pitää pystyä kertomaan, että jokainen pärjää uudessa tilassa, uusilla työkaluilla ja uusilla toimintatavoilla.

Rakennamme työyhteisössämme polkua kohti uudenlaista tapaa tehdä työtä. Jotta matka onnistuisi, olemme jättäneet projektissa monta asiaa vielä auki – ilmarislaiset osaavat itse parhaiten viedä kapulaa eteenpäin.

Jos toimitilauudistus on teilläkin ajankohtainen, katso vinkkejä hyvään muutosjohtamiseen. Samat opit toimivat muissakin muutoksissa.

Parempaa työelämää

Marjo Itäaho
ohjelmapäällikkö
Ilmarinen